Cuánto tiempo conservar los vídeos de un club

Nadie se pregunta cuánto tiempo conservar sus vídeos durante la primera temporada. La pregunta llega el día en que el espacio está lleno, en que un padre pide la supresión de un fragmento o en que se busca un partido de la temporada pasada que ya no existe. Llegado ese momento, decidir cuesta más que si la regla se hubiera escrito al principio.

Lo que dice la ley y lo que no dice

No existe una duración legal para los vídeos de entrenamiento o de partido. Lo que existe, tanto en Suiza como en la Unión Europea, es un principio: los datos personales solo se conservan el tiempo necesario para la finalidad anunciada. Un vídeo en el que los jugadores son reconocibles es un dato personal, incluso cuando no se publica en ningún sitio.

En concreto, la duración no viene impuesta: corresponde al club fijarla, escribirla y cumplirla. Y este último punto es el que cuenta. Una duración anunciada a los padres y nunca aplicada es la única situación realmente indebida, más que la ausencia de duración.

Lo que pesa realmente

Los órdenes de magnitud, para decidir con cifras y no con intuiciones. Una hora de vídeo en 1080p pesa entre cuatro y seis gigabytes. Un partido entero, calentamiento incluido, ronda por tanto los diez gigabytes, y una temporada de un solo equipo, entre cien y doscientos. Tres equipos durante tres temporadas superan el terabyte sin que nadie haya decidido nada.

A su lado, las secuencias seleccionadas no pesan nada: tres clips de quince segundos por partido suponen menos de un gigabyte para una temporada entera. La proporción es de cien a uno, y es toda la política de conservación de un club en una frase: guardar los clips, tirar los partidos completos.

Una política en tres líneas

Cabe en una hoja y se decide una sola vez:

1. Los partidos completos: un mes. Pasadas tres semanas, nadie vuelve a abrir un partido entero. Un mes da tiempo para extraer lo que sirve.
2. Las secuencias seleccionadas: una temporada, o la temporada en curso más la siguiente. Es la duración que corresponde al uso real: comparar a un jugador consigo mismo de un año a otro.
3. Los archivos del club: sin límite, pero aparte. Una final, un ascenso, un partido de aniversario. Unos pocos archivos por década, guardados aparte y no en el espacio de trabajo de los equipos.

La criba se hace una sola vez al año, al final de la temporada, en una hora, por la persona que ha filmado. Repartida a lo largo del año, no se hace nunca.

Dónde no guardarlos

• En el teléfono de un voluntario. Eso no almacena nada, solo aplaza el problema. El aparato cambia, la persona se va y la temporada desaparece sin que nadie haya decidido nada.
• En una cuenta de almacenamiento personal. El mismo problema, y además un impedimento jurídico: el club se ha comprometido sobre quién tiene acceso a las imágenes y ya no puede garantizarlo.
• En un chat de grupo. Los vídeos se copian en cada teléfono del grupo. Después no se puede borrar nada, lo que hace insostenible cualquier solicitud de retirada. Consulta compartir los vídeos sin chat de grupo.

El sitio adecuado es un espacio a nombre del club, con al menos dos responsables declarados y del que conozcas el país de alojamiento: es una mención que debe figurar en la autorización firmada por los padres.

Las solicitudes de supresión

Un jugador, o sus padres, pueden pedir la retirada de imágenes en cualquier momento, sin justificarse. Tres cosas que preparar antes de la primera solicitud, porque siempre llega en mal momento:

• Una dirección a la que llegue la solicitud, conocida por las familias.
• Un plazo que el club cumpla, treinta días por ejemplo.
• Una decisión escrita para el caso de que varios jugadores aparezcan en la misma secuencia: suprimir el fragmento entero es la única solución sencilla, y conviene haberlo resuelto en frío.

En TactiCam, los vídeos de un equipo sin suscripción activa se borran al cabo de un año, tras dos avisos por escrito. Da igual el proveedor que elijas: pídele esa regla por escrito, porque decide lo que puedes prometer a las familias.