Per quanto tempo conservare i video di un club

Nessuno si chiede per quanto tempo conservare i propri video durante la prima stagione. La domanda arriva il giorno in cui lo spazio è pieno, in cui un genitore chiede la cancellazione di un estratto, o in cui si cerca una partita della stagione scorsa che non esiste più. A quel punto decidere costa più che se la regola fosse stata scritta all'inizio.

Cosa dice la legge, e cosa non dice

Non esiste una durata legale per i video di allenamento o di partita. Esiste invece un principio, in Svizzera come nell'Unione europea: i dati personali si conservano solo per il tempo necessario alla finalità dichiarata. Un video in cui i giocatori sono riconoscibili è un dato personale, anche quando non è pubblicato da nessuna parte.

In concreto, la durata non è imposta: spetta al club fissarla, metterla per iscritto e rispettarla. Ed è quest'ultimo punto che conta. Una durata annunciata ai genitori e poi mai applicata è l'unica situazione davvero scorretta, più dell'assenza di una durata.

Quanto pesa realmente

Gli ordini di grandezza, per decidere sui numeri e non a sensazione. Un'ora di video in 1080p pesa tra i quattro e i sei gigabyte. Una partita intera, riscaldamento compreso, si aggira quindi sui dieci gigabyte, e una stagione di una sola squadra tra i cento e i duecento. Tre squadre su tre stagioni superano il terabyte senza che nessuno abbia deciso nulla.

Al confronto, le sequenze scelte non pesano nulla: tre clip da quindici secondi a partita sono meno di un gigabyte per un'intera stagione. Il rapporto è di circa cento a uno, ed ecco l'intera politica di conservazione di un club in una frase: conservare i clip, buttare le partite integrali.

Una politica in tre righe

Sta su un foglio e si decide una volta sola:

1. Le partite integrali: un mese. Passate tre settimane, nessuno riapre una partita intera. Un mese lascia il tempo di estrarne ciò che serve.
2. Le sequenze scelte: una stagione, o la stagione in corso più la successiva. È la durata che corrisponde all'uso reale: confrontare un giocatore con se stesso da un anno all'altro.
3. Gli archivi del club: senza limite, ma separati. Una finale, una promozione, una partita di anniversario. Pochi file per decennio, riposti a parte e non nello spazio di lavoro delle squadre.

La selezione si fa una sola volta all'anno, a fine stagione, in un'ora, da chi ha filmato. Distribuita sull'anno, non si fa mai.

Dove non metterli

• Sul telefono di un volontario. Il telefono è solo un rinvio: il dispositivo cambia, la persona se ne va, e la stagione scompare senza che nessuno abbia deciso nulla.
• In un account di archiviazione personale. Stesso problema, con in più un'impossibilità giuridica: il club si è impegnato su chi ha accesso alle immagini e non può più garantirlo.
• In una chat di gruppo. I video vengono copiati su ogni telefono del gruppo. In seguito non è possibile alcuna cancellazione, e questo rende insostenibile qualsiasi richiesta di rimozione. Vedere condividere i video senza chat di gruppo.

Il posto giusto è uno spazio intestato al club, con almeno due responsabili dichiarati, e di cui conoscete il paese di hosting: è una menzione da inserire nell'autorizzazione firmata dai genitori.

Le richieste di cancellazione

Un giocatore, o i suoi genitori, possono chiedere la rimozione delle immagini in qualsiasi momento, senza doversi giustificare. Tre cose da preparare prima della prima richiesta, perché arriva sempre nel momento sbagliato:

• Un indirizzo a cui arriva la richiesta, conosciuto dalle famiglie.
• Un termine che il club rispetta, trenta giorni per esempio.
• Una decisione scritta per il caso in cui più giocatori compaiano nella stessa sequenza: eliminare l'intero estratto è l'unica soluzione semplice, ed è meglio averlo stabilito a mente fredda.

Da TactiCam, i video di una squadra senza abbonamento attivo vengono cancellati dopo un anno, dopo due avvisi scritti. Poco importa il fornitore che scegliete: chiedetegli questa regola per iscritto, perché decide ciò che potete promettere alle famiglie.