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Wie lange die Videos eines Vereins aufbewahren
Die Frage kommt immer im zweiten Jahr, wenn der Speicher voll ist. Sie hat zwei Hälften, die man verwechselt: was das Recht vorschreibt und was der Verein behalten will.
Niemand fragt sich in der ersten Saison, wie lange er seine Videos aufbewahren soll. Die Frage kommt an dem Tag, an dem der Speicher voll ist, an dem Eltern die Löschung eines Ausschnitts verlangen oder an dem man ein Spiel der letzten Saison sucht, das es nicht mehr gibt. Dann kostet das Entscheiden mehr, als wenn die Regel von Anfang an geschrieben gewesen wäre.
Was das Gesetz sagt, und was es nicht sagt
Für Trainings- oder Spielvideos gibt es keine gesetzliche Dauer. Es gibt, in der Schweiz wie in der Europäischen Union, einen Grundsatz: Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es der angegebene Zweck erfordert. Ein Video, auf dem Spieler erkennbar sind, zählt zu den Personendaten, auch wenn es nirgends veröffentlicht wird.
Konkret wird die Dauer nicht vorgegeben: Der Verein muss sie festlegen, aufschreiben und sich daran halten. Und dieser letzte Punkt zählt. Eine Dauer, die den Eltern genannt und dann nie angewendet wird, ist die einzige wirklich fehlerhafte Situation, mehr noch als das Fehlen einer Dauer.
Was es tatsächlich wiegt
Die Grössenordnungen, um mit Zahlen statt nach Gefühl zu entscheiden. Eine Stunde Video in 1080p wiegt zwischen vier und sechs Gigabyte. Ein ganzes Spiel, Aufwärmen eingerechnet, liegt also bei rund zehn Gigabyte, und eine Saison einer einzigen Mannschaft zwischen hundert und zweihundert. Drei Mannschaften über drei Saisons überschreiten das Terabyte, ohne dass jemand etwas entschieden hat.
Daneben wiegen die ausgewählten Sequenzen nichts: Drei Clips von fünfzehn Sekunden pro Spiel sind weniger als ein Gigabyte für eine ganze Saison. Das Verhältnis liegt bei etwa hundert zu eins, und das ist die ganze Aufbewahrungsregel eines Vereins in einem Satz: Clips behalten, Gesamtaufnahmen wegwerfen.
Eine Regel in drei Zeilen
Sie passt auf ein Blatt und wird einmal beschlossen:
- Ganze Spiele: ein Monat. Nach drei Wochen öffnet niemand mehr ein ganzes Spiel. Ein Monat lässt Zeit, das Nützliche herauszuholen.
- Ausgewählte Sequenzen: eine Saison, oder die laufende Saison plus die folgende. Das ist die Dauer, die der tatsächlichen Nutzung entspricht: einen Spieler von einem Jahr zum nächsten mit sich selbst vergleichen.
- Archive des Vereins: unbegrenzt, aber getrennt. Ein Final, ein Aufstieg, ein Jubiläumsspiel. Einige Dateien pro Jahrzehnt, separat abgelegt und nicht im Arbeitsbereich der Mannschaften.
Das Aussortieren geschieht einmal im Jahr, am Saisonende, in einer Stunde, durch die Person, die gefilmt hat. Über das Jahr verteilt geschieht es nie.
Wo man sie nicht ablegt
- Auf dem Handy einer ehrenamtlichen Person. Ein Handy speichert nur auf Zeit. Das Gerät wechselt, die Person geht, und die Saison verschwindet, ohne dass jemand etwas entschieden hat.
- In einem persönlichen Speicherkonto. Dasselbe Problem, dazu eine rechtliche Unmöglichkeit: Der Verein hat sich verpflichtet, wer Zugriff auf die Bilder hat, und kann das nicht mehr garantieren.
- In einem Gruppenchat. Die Videos werden dort auf jedes Handy der Gruppe kopiert. Danach ist keine Löschung mehr möglich, was jede Rücknahmeanfrage unhaltbar macht. Siehe Videos ohne Gruppenchat teilen.
Der richtige Ort ist ein Bereich auf den Namen des Vereins, mit mindestens zwei gemeldeten Verantwortlichen, und dessen Hosting-Land Sie kennen: Das ist ein Hinweis, der in die von den Eltern unterschriebene Einwilligung gehört.
Löschanfragen
Ein Spieler oder seine Eltern können jederzeit die Entfernung von Bildern verlangen, ohne sich zu rechtfertigen. Drei Dinge sind vor der ersten Anfrage vorzubereiten, denn sie kommt immer im falschen Moment:
- Eine Adresse, bei der die Anfrage ankommt und die den Familien bekannt ist.
- Eine Frist, die der Verein einhält, zum Beispiel dreissig Tage.
- Eine schriftliche Entscheidung für den Fall, dass mehrere Spieler in derselben Sequenz zu sehen sind: Den ganzen Ausschnitt zu löschen ist die einzige einfache Lösung, und man entscheidet das besser in Ruhe.
Bei TactiCam werden die Videos einer Mannschaft ohne aktives Abo nach einem Jahr gelöscht, nach zwei schriftlichen Warnungen. Egal, welchen Anbieter Sie wählen: Verlangen Sie diese Regel schriftlich von ihm, denn sie bestimmt, was Sie den Familien versprechen können.
Häufige Fragen
Schreibt das Gesetz eine Aufbewahrungsdauer vor?
Nein, nicht für Sportvideos. Der Grundsatz lautet, nicht länger als nötig aufzubewahren, und der Verein muss eine Dauer festlegen, sie in seine Einwilligung schreiben und anwenden. Eine genannte und nicht eingehaltene Dauer ist problematischer als das Fehlen einer Dauer.
Darf man die Videos eines Spielers aufbewahren, der den Verein verlassen hat?
Innerhalb der genannten Dauer ja: Die Sequenz dokumentiert ein Spiel der Mannschaft. Darüber hinaus, oder bei einer Rücknahmeanfrage, nein. Dieser Fall wird im Voraus im Reglement entschieden, nicht beim ersten Abgang.
Wie viel wiegt eine Videosaison?
Zwischen hundert und zweihundert Gigabyte für eine Mannschaft, wenn Sie ganze Spiele behalten, weniger als ein Gigabyte, wenn Sie nur die ausgewählten Sequenzen behalten. Das ist die einzige Abwägung, die die Rechnung wirklich verändert.
Braucht es eine zweite Sicherungskopie?
Für die Archive des Vereins ja: Einige Dateien, eine Kopie auf einer externen Festplatte, die im Verein aufbewahrt wird, genügt. Für laufende Spiele nein: Zu duplizieren, was in einem Monat gelöscht wird, verdoppelt die Kosten, ohne etwas zu schützen.
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