Combien de temps garder les vidéos d'un club

Personne ne se demande combien de temps garder ses vidéos la première saison. La question arrive le jour où l'espace est plein, où un parent demande la suppression d'un extrait, ou où l'on cherche un match de la saison passée qui n'existe plus. À ce moment-là, décider coûte plus cher que si la règle avait été écrite au départ.

Ce que la loi dit, et ce qu'elle ne dit pas

Il n'existe pas de durée légale pour des vidéos d'entraînement ou de match. Ce qui existe, en Suisse comme dans l'Union européenne, est un principe : les données personnelles ne se conservent que le temps nécessaire à la finalité annoncée. Une vidéo où des joueurs sont reconnaissables est une donnée personnelle, y compris quand elle n'est publiée nulle part.

Concrètement, la durée n'est pas imposée : c'est au club de la fixer, de l'écrire et de s'y tenir. Et c'est le dernier point qui compte. Une durée annoncée aux parents puis jamais appliquée est la seule situation réellement fautive — plus que l'absence de durée.

Ce que ça pèse réellement

Les ordres de grandeur, pour décider sur des chiffres plutôt qu'au ressenti. Une heure de vidéo en 1080p pèse entre quatre et six gigaoctets. Un match entier, échauffement compris, tourne donc autour de dix gigaoctets, et une saison d'une seule équipe entre cent et deux cents. Trois équipes sur trois saisons dépassent le téraoctet sans que personne n'ait rien décidé.

À côté, les séquences retenues ne pèsent rien : trois clips de quinze secondes par match, c'est moins d'un gigaoctet pour une saison entière. Le rapport est de l'ordre de cent pour un, et c'est toute la politique de conservation d'un club en une phrase : garder les clips, jeter les intégrales.

Une politique en trois lignes

Elle tient sur une feuille et se décide une fois :

1. Les matchs intégraux : un mois. Passé trois semaines, personne ne rouvre un match entier. Un mois laisse le temps d'en extraire ce qui sert.
2. Les séquences retenues : une saison, ou la saison en cours plus la suivante. C'est la durée qui correspond à l'usage réel — comparer un joueur à lui-même d'une année sur l'autre.
3. Les archives du club : sans limite, mais séparées. Une finale, une montée, un match d'anniversaire. Quelques fichiers par décennie, rangés à part et non dans l'espace de travail des équipes.

Le tri se fait une seule fois par an, en fin de saison, en une heure, par la personne qui a filmé. Étalé sur l'année, il ne se fait jamais.

Où ne pas les mettre

• Sur le téléphone d'un bénévole. Ce n'est pas un stockage, c'est un délai. L'appareil change, la personne part, et la saison disparaît sans que personne ait rien décidé.
• Dans un compte de stockage personnel. Même problème, avec en plus une impossibilité juridique : le club s'est engagé sur qui a accès aux images, et il ne peut plus le garantir.
• Dans une messagerie de groupe. Les vidéos y sont recopiées sur chaque téléphone du groupe. Aucune suppression n'est possible ensuite, ce qui rend toute demande de retrait intenable. Voir partager les vidéos sans messagerie de groupe.

Le bon endroit est un espace au nom du club, avec au moins deux responsables déclarés, et dont vous connaissez le pays d'hébergement — c'est une mention à faire figurer dans l'autorisation signée par les parents.

Les demandes de suppression

Un joueur, ou ses parents, peuvent demander le retrait d'images à tout moment, sans se justifier. Trois choses à préparer avant la première demande, parce qu'elle arrive toujours au mauvais moment :

• Une adresse à laquelle la demande arrive, connue des familles.
• Un délai que le club tient, trente jours par exemple.
• Une décision écrite pour le cas où plusieurs joueurs figurent dans la même séquence : supprimer l'extrait entier est la seule solution simple, et il vaut mieux l'avoir tranché à froid.

Chez TactiCam, les vidéos d'une équipe sans abonnement actif sont effacées au bout d'un an, après deux avertissements écrits. Peu importe le fournisseur que vous choisissez : demandez-lui cette règle par écrit, parce qu'elle décide de ce que vous pouvez promettre aux familles.